Un événement associatif est mis en place pour promouvoir une association, recruter de nouveaux volontaires ou fédérer les membres autour d’idéaux. Dans tous les cas, son organisation n’est pas simple. Elle nécessite à la fois une bonne planification, du temps et de l’énergie. Découvrez les éléments clés à prendre en compte pour créer ce genre d’événement.
Définir les objectifs de l’événement
La définition des objectifs est la première étape de l’organisation d’un événement, quelle que soit sa nature. Déterminez si vous souhaitez présenter votre organisme et ses activités, gagner plus de visibilité ou bien recruter de nouveaux membres. La rencontre doit avoir un but précis, car les occasions pour rassembler des personnes ne manquent pas. Notez qu’il est possible qu’un même événement vise plusieurs objectifs. Dans ce cas, il est important de les hiérarchiser. Une bonne communication événementielle vous permettra d’énoncer ces objectifs aux personnes concernées. Si vous souhaitez réussir la transmission des informations durant la manifestation, pensez à confier la décoration et la publicité à des experts. Ils disposent de nombreux outils performants pour signaler votre présence et embellir la salle. L’éclairage professionnel intérieur constitue, par exemple, une bonne option.
Définir la cible
Après la définition des objectifs vient l’identification de la cible. Choisissez les personnes que vous souhaitez convier à l’événement. Cette étape est essentielle, car elle vous aidera à rédiger des messages adaptés. En effet, vous ne pouvez pas vous adresser à des jeunes de 15 ans comme vous parleriez à des personnes retraitées. Dans le cas où vous ciblez plusieurs catégories de personnes, vous devez construire des messages spécifiques pour chacune d’entre elles.
Choisir le lieu
Pour choisir un lieu adéquat, plusieurs critères doivent être pris en compte, tels que :
- Le budget : il vous aidera à déterminer quel type de salle vous pouvez louer
- La capacité d’accueil : optez pour un espace pouvant accueillir les participants dans les meilleures conditions. Il ne doit être ni trop grand ni trop petit
- L’accessibilité : privilégiez un endroit facilement accessible et proche de toutes commodités
- La durée de l’événement : certaines salles peuvent être louées pour quelques heures tandis que d’autres doivent être réservées pour une journée ou une soirée entière
- La présence ou non d’un parking : privilégiez un lieu où les convives pourront arriver en voiture
Choisir ses prestataires
Pour assurer la réussite de votre événement associatif, vous devez contacter différents prestataires. Parmi les domaines qui nécessitent l’intervention d’un professionnel, on peut citer la régie technique, la restauration, l’audiovisuel, la décoration et l’animation. Ainsi, voici la démarche à suivre pour trouver les meilleurs partenaires.
Rédiger un brief
Tout d’abord, rédigez un brief ou cahier des charges pour lister vos besoins et expliquer votre projet. Ainsi, vous recevrez des propositions personnalisées. N’oubliez pas de préciser votre date, le format de l’événement, ses objectifs et sa cible. Mentionnez également le lieu où il va se dérouler. En dernier lieu, indiquez le budget que vous souhaitez y allouer.
Présélectionner
Sur Internet, vous trouverez de nombreuses plateformes de mise en relation de prestataires et d’organisateurs d’événements. Pour commencer, faites une présélection en vous basant sur les références et les expériences. Ensuite, sélectionnez ceux qui pourraient correspondre à votre budget et envoyez-leur votre brief.
Repérer les qualités d’un prestataire
Malgré les avis et les recommandations, il est important de tenir compte des qualités personnelles de chaque prestataire. Le premier contact est déjà un indicateur essentiel. Un vrai professionnel vous fera un retour en moins de 48 heures. Par ailleurs, il doit être disponible et flexible. C’est ce qui vous permettra de construire une relation de confiance.
Comparer les devis
Après la première sélection, procédez par élimination en collectant des avis sur les prestations sur Google. Au final, vous devrez retenir deux prestataires pour chaque domaine. Ainsi, vous saurez qui contacter en urgence dans le cas où il y a un problème. En effet, il est important de se préparer à toute éventualité.
Faites confiance à nos experts pour la location du mobilier
La décoration contribue au succès de votre événement associatif. C’est pourquoi nous mettons à votre disposition un large choix de mobiliers et accessoires lumineux. Ils sont fabriqués à partir de matériaux haut de gamme et peuvent être personnalisés en fonction de vos besoins et attentes. Nous savons que vous recherchez des meubles de qualité pour valoriser vos événements. Ainsi, nous avons conçu des meubles pouvant créer une ambiance particulière dans la salle. Pour vous simplifier la vie, nous pouvons aussi vous guider et vous conseiller sur le choix des éclairages.