Séminaires, team building, soirée de lancement de nouveau produit… Les événements d’entreprise sont nombreux et réunissent différents profils de convives. Organisés toute l’année pour atteindre divers objectifs, leur mise en place nécessite un véritable plan d’action. En effet, la décision de créer un événement résulte d’un besoin important pour l’entreprise. Quels sont alors les points clés lors de la planification ?

Les étapes de l’organisation en amont

Organiser un événement est beaucoup plus complexe que ce qu’il n’y paraît. Pour être sûr de marquer les esprits, il faut procéder par étapes dans l’organisation :

Définition du besoin et des objectifs

Pourquoi l’événement est-il créé ? La réponse à cette question vous permettra de mieux le conduire. Souhaitez-vous améliorer la cohésion d’équipe ? Célébrer un anniversaire d’entreprise ou bien promouvoir celle-ci auprès de nouveaux prospects ? Les objectifs doivent être clairs et précis dès le départ.

La définition des objectifs s’ensuit de la définition de la cible et de la détermination de la nature de l’événement. Il faut noter que la cible correspond aux personnes que vous allez convier. Par exemple, pour le lancement d’un nouveau produit, un événement ouvert au grand public sera l’idéal. Dans tous les cas, votre éclairage événementiel doit être au top, notamment pour un événement nocturne.

Définition du budget

Une fois que vous connaissez la nature de l’événement, pensez à réfléchir au budget que vous serez prêt à allouer pour l’organisation. En effet, le budget vous permettra de mieux vous projeter. Il posera naturellement les limites et déterminera l’ampleur de l’événement. Pour maîtriser votre balance, privilégiez les moyens peu coûteux mais avec un fort impact. La signalétique lumineuse figure par exemple parmi les outils de communications idéaux pour promouvoir un message et orienter les convives.

Définition de la date et du lieu

Une fois que le budget est connu, la concrétisation de l’événement peut débuter. Naturellement, il vous faudra définir une date et trouver un lieu qui pourra accueillir les convives. Pour s’assurer que tout le monde soit présent, arrêtez une date très tôt et informez-ces derniers rapidement pour qu’ils puissent s’organiser en conséquence. D’ailleurs, pour un événement tel qu’un séminaire, il est même d’usage de solliciter les collaborateurs pour décider ensemble d’une date qui conviendra à tout le monde.

Il est préférable d’organiser un événement durant les jours ouvrables car tout le monde prévoit des activités familiales ou entre amis le week-end. Quant au lieu, il sera décidé en fonction du type d’événement.

Comment choisir un lieu d’exception et un éclairage adéquat ?

Le lieu et l’éclairage sont des points qui méritent une attention particulière lors de la création d’un événement.

Le choix du lieu

Quel que soit l’événement que vous organisez, le choix du lieu est essentiel car il valorise votre image de marque. Vous devez opter pour un endroit unique et souvent atypique pour faire plaisir aux convives. La nature de l’événement joue un grand rôle dans la sélection du lieu. Par exemple, un team building doit se dérouler dans un endroit qui propose des activités ludiques en plein air comme la piscine ou le basket-ball. Cela contribuera à renforcer la cohésion du groupe.

Pensez à partir en quête du lieu très tôt car les meilleurs endroits sont souvent réservés un an à l’avance ou plus. Le lieu doit être choisi au plus tard trois mois avant l’événement.

Le choix de l’éclairage

L’éclairage événementiel semble être un détail anodin dans la planification d’un événement. Or, la mise en lumière est justement le détail qui fera toute la différence, en ce sens que le choix du matériel d’éclairage intérieur et extérieur est très important. Entre projecteur LED, éclairage scénique et éclairage architectural, le choix est large. Dans tous les cas, nous vous proposons un matériel d´éclairage professionnel de qualité pour satisfaire tous vos besoins.

Pour un spectacle vivant, la machine à fumée et les projecteurs LED sont à privilégier. Nous proposons aussi des luminaires avec des effets-spéciaux pour créer une belle ambiance lors de vos soirées. Si vous avez uniquement besoin d’une bonne luminosité, les spots et les luminaires avec technologie LED intégrée feront l’affaire.

Pourquoi opter pour la location de matériel chez Eclairis ?

Un bon éclairage industriel permet non seulement de communiquer efficacement lors de l’événement, mais aussi de créer de jolis décors. Spécialisés dans les produits d’éclairage depuis toujours, nous mettons à votre disposition une large gamme de solutions d’éclairage pour illuminer vos événements. Profitez d’un matériel de qualité de grandes marques à prix compétitif.

Particuliers et professionnels, nous proposons la location de matériel d’éclairage LED basse consommation pour vous faire réaliser des économies d’énergie. Jeux de lumière, projecteurs LED basse-tension, matériel scénique, notre équipe technique se charge de l’installation de matériel pour votre séminaire d’entreprise et vos soirées d’inauguration. Profitez de nos solutions techniques de qualité, avec une efficacité et une sécurité maximale.

Quelles sont les tâches à effectuer en aval ?

Votre événement commence à prendre forme. Il est maintenant temps de penser aux activités intérieures et extérieures. Là encore, la nature de l’événement sera votre guide. Pour une soirée de gala, tout repose sur une bonne animation. N’hésitez pas à miser sur des accessoires tendances comme un Photobooth pour mettre de l’ambiance. Veillez à ce que tout le monde soit à l’aise et qu’il y ait assez d’activités pour divertir chaque catégorie d’âges.

Enfin, n’hésitez pas à communiquer après l’événement. La retransmission des moments forts sur les réseaux sociaux est par exemple un bon moyen de le faire vivre plus longtemps. En outre, pensez à collecter les avis des convives sur le déroulement de l’événement. Faites circuler un questionnaire vers la fin pour qu’ils puissent noter leurs idées. Cela vous permettra d’améliorer quelques points pour votre prochain événement d’entreprise.